Desde que Graham Bell presentó el primer teléfono en 1876, éste ha sido el medio de comunicación interpersonal de larga distancia más utilizado en todos los ámbitos de la vida personal y profesional. Tanto es así, que la telefonía ha sido uno de los sectores que más se ha desarrollado a lo largo de las últimas décadas y, a día de hoy, quizá es el más poderoso de todos los sectores empresariales. Del teléfono depende en gran parte el éxito de la organización.
Pero la gestión de la telefonía en la empresa va mucho más allá de responder el teléfono. Es necesario disponer de ciertas funcionalidades que permitan al personal de la empresa gestionar las llamadas eficazmente y sin apenas esfuerzo. El teléfono se convierte en una herramienta más para hacer negocio y el contestador automático permite que dicha gestión se realice de manera instantanea, ahorrando tiempo y dinero a las organizaciones. Además, los contestadores modernos, al no disponer de partes móviles –como los primeros aparatos de cassette- son capaces de almacenar y gestionar un gran volumen de voz de manera estable y sin interrupciones. Un entorno de oficina moderno se caracteriza, ante todo, por la sencillez, la versatilidad, la funcionalidad, estabilidad y rentabilidad de los elementos que la componen; al menos tecnológicamente hablando. A la hora de adquirir un nuevo producto para nuestra red existen dos factores fundamentales a tener en cuenta: qué nos ofrece este producto y con qué garantías? A menudo nos hemos encontrado con sistemas con grandes promesas que luego no han cumplido o no de la manera esperada, lo que nos lleva directamente a una decepción en la compra y a la adquisición de un nuevo producto (por lo general mucho más caro) así como a doblar la inversión. Las organizaciones con organigramas departamentales necesitan, a menudo, que dichas máquinas dispongan de varios mensajes de respuesta o de anuncio. Por ejemplo, en ocasiones es necesario programar un mensaje informativo de las horas de apertura para las llamadas al departamento de ventas mientras que las llamadas al departamento de servicios pueden ser respondidas con un mensaje totalmente distinto. Hace unos años esto era posible únicamente mediante la utilización de dos o más contestadores, pero hoy en día podemos encontrar soluciones capaces de gestionar múltiples mensajes de voz, lo que permite reducir el gasto en material para la organización. También es importante y deseable que estos aparatos puedan ser programados y administrados de manera remota, para que el usuario pueda contactar con el dispositivo y escuchar sus mensajes para atender llamadas urgentes, dar una respuesta rápida y aprovechar cualquier oportunidad de negocio que pudiera haber surgido en ausencia de la persona responsable. Esta es una funcionalidad muy importante si tenemos en cuenta la movilidad, cada día mayor, de los empresarios y responsables de las organizaciones y el valor que se da a estar “siempre conectado”.
Filtro de llamadas A veces, el ritmo de trabajo en un entorno profesional puede ser tan intenso y caótico que es difícil responder a todas las llamadas que se reciben. Es necesario realizar un filtro de llamadas que nos permita priorizar o discriminar aquellas que con toda probabilidad no vayan a servir para mucho más que para robar el tiempo. Un buen número de las llamadas que se reciben en una organización proceden de centros de telemárketing o tienen intereses meramente publicitarios. La mayoría de ellas se realizan con el número de identificación oculto. Para la empresa responder a una llamada de este tipo puede suponer no atender a otra, e incluso, perder una oportunidad de ventas, por ejemplo. Por tal motivo es necesario que a la hora de integrar en la red un aparato de respuesta automática tengamos en cuenta su capacidad para filtrar las llamadas, ya que esto nos ahorrará trabajo y estrés. Los nuevos contestadores automáticos son capaces de manejar diferentes filtros o reglas, de manera que emiten un mensaje cuando identifican un número o un tipo de llamada. Por ejemplo, cuando se recibe una llamada con número oculto el sistema la identifica de manera automática y emite un mensaje informativo de que “no se aceptan llamadas sin identificación”. Por tanto, teniendo en cuenta que la telefonía se ha convertido en una herramienta estratégica para el negocio, es necesario contar con dispositivos (teléfonos, centralitas, contestadores automáticos) capaces de facilitar el trabajo diario de los responsables y empleados de las organizaciones. A la hora de seleccionar uno de estos aparatos hemos de tener en cuenta las funcionalidades que nos ofrece y su utilidad en la empresa. En el caso de los contestadores automáticos el problema es que aún hay quienes siguen tomando a este tipo de dispositivos como un sistema para grabar y reproducir mensajes y no como un medio de gestión con valor añadido para el negocio.