La empresa móvil

Empresa movil

En el actual clima económico, las empresas se enfrentan al gran reto de ser más productivas con menos recursos. La productividad tiene que ser gestionada de tal manera que el cliente reciba el nivel y la calidad de un servicio que no sólo cumpla sino que exceda sus expectativas. Ahora, más que nunca, es crucial tanto que los recursos de campo sean productivos y utilizados en todo momento, como que los clientes tengan la posibilidad de poder hacer negocios cuándo y cómo quieran. Cuando se implementan tecnologías y políticas para hacer más eficientes los procesos y reducir los costos, las empresas deben asegurarse de que están dando los pasos necesarios para mantener el delicado equilibrio entre la maximización de la eficiencia y la entrega de un servicio de óptima calidad.

Un remedio posible a este reto es la movilidad. Las soluciones de movilidad ponen en contacto al personal, los clientes y la administración de la manera más efectiva. Asimismo, las tecnologías móviles también pueden ser de ayuda para que negocios, sin importar su tamaño, descubran las ventajas competitivas al facilitar que sus empleados sean productivos fuera de los límites de la oficina, incrementen la eficiencia de la comunicación en el negocio y como resultado puedan brindar un servicio de mayor calidad a sus clientes.

¿Qué es la movilidad?
La movilidad puede significar, según para quién, cosas diferentes. Para algunos, la movilidad puede ser tener acceso al teléfono o al correo electrónico cuando se está de camino a la oficina. Para otros, la movilidad significa romper con los límites fijos que impone un lugar físico de trabajo lo que permite que los negocios, en toda su complejidad, se puedan producir en cualquier momento y lugar. Porque éste es el tema que nos ocupa, centraré este artículo en la aplicación de la movilidad como potenciador de la comunicación en la empresa, ya sea dentro o fuera de los límites de una oficina tradicional.

El reto de la movilidad
Se puede definir la Movilidad como proveedor universal y acceso multimodal a las herramientas y aplicaciones que el negocio necesita para ser productivo, sin importar dónde esté ubicado o a que dispositivo se tenga que acceder en un momento dado. Las empresas de hoy afrontan el desafío de mantener el equilibrio de una integración eficiente de las comunicaciones en una oficina con una gran variedad de dispositivos que, a la vez, no ponga en riesgo la seguridad, la manejabilidad y el control. Flexibilidad, velocidad y un mejor contacto con el cliente se traduce en un mejor servicio y lo que es más importante, una mejor relación con el consumidor, un paso vital para proteger la base de clientes.
Desde una perspectiva técnica, una movilidad efectiva se compone de cinco pilares esenciales: gestión de llamadas y conferencias; acceso a través de un sólo número; administración de mensajes; contacto y administración de la información; y gestión de rendimiento. Cada una de estas soluciones brinda un beneficio crucial para la empresa y el cliente.
El primero, gestión de llamadas y conferencias, sirve para establecer e iniciar conferencias desde cualquier teléfono y en cualquier lugar. El negocio de hoy requiere de múltiples participantes que llaman de diferentes sitios, por lo que poder ser parte de una conferencia telefónica desde cualquier parte le otorga a la empresa la oportunidad de cerrar acuerdos cuando se está en tránsito. Además, la utilización efectiva de las conferencias puede eliminar costes a la hora de ahorrar dinero en viajes.
Si bien poder tener una efectiva gestión de conferencias es una de las ventajas, tener acceso a través de un sólo número es crucial. Esto permite que cualquier llamada entrante pueda ser desviada a un teléfono móvil, un portátil o un PDA, posibilitando que cualquier empleado fuera de la oficina pueda ser contactado en su número directo. Al eliminar la necesidad de múltiples números de acceso, la comunicación es más efectiva y el tiempo se utiliza en hacer negocios y no en tratar de localizar a alguien. De hecho, Yankee Group estima que se puede incrementar la productividad entre un 15-20% diario al eliminar la necesidad de cambios entre plataformas de comunicación.
Y mientras la accesibilidad es una herramienta fundamental, una efectiva administración es la chispa que hace que la movilidad sea realmente útil. Esta administración de la que hablamos tiene tres componentes: mensajes, contacto e información y rendimiento.
En términos de accesibilidad, la administración de mensajes ofrece un acceso general a todos los mensajes, ya sea de voz, correo electrónico o mensajes de fax pudiéndose acceder a ellos a través de un PC, teléfono o cualquier otro dispositivo sin cables administrado desde cualquier lugar. La administración de mensajes crea una plataforma común de tal manera que la información es rápida y entregada eficientemente a los usuarios interesados, sin importar el formato en que haya sido recibido inicialmente.
El contacto y la administración de la información también juega un papel clave para posibilitar que los usuarios se conecten a los directorios de la compañía y a sus bases de datos desde cualquier sitio, mejorando así la colaboración y la solución de problemas en tiempo real sin necesidad de estar en la oficina. Tener la posibilidad de ser localizado es útil, pero posibilitar al usuario el acceso a la red global de la empresa desde cualquier lugar eleva la productividad del negocio a otro nivel.  
Por último, la gestión del rendimiento aporta la posibilidad de que los usuarios gestionen sus citas y tareas, siguiendo reglas capaces de distinguir entre solicitudes urgentes y tareas rutinarias, maximizando así la eficiencia. Esto ayuda al usuario a optimizar el tiempo centrándolo primero en las actividades más importantes.  
La administración es uno de los componentes fundamentales que hacen que trabajar con movilidad sea realmente útil, por lo que no es una sorpresa que los clientes que han implementado la movilidad en sus empresas, lo citen como una de las herramientas de más provecho. Una gestión efectiva termina con la dependencia del consumidor orientado hacia una red sin cables, por lo que el trabajo se puede realizar dónde y cuándo sea. Además, permite a las compañías elegir el camino más apropiado para desarrollar su propia movilidad, minimizando el trastorno tecnológico y preservando la inversión existente en cableado y telefonía.

Los retos de la movilidad
Muchas de las tecnologías móviles disponibles hoy en día ofrecen un muy buen precio, pero pueden quedarse cortas en cuanto a las prestaciones si no son gestionadas de forma estratégica. Las soluciones de movilidad a nivel empresa tienen que ser simples de usar y administrar, así como ser consistentes en sus capacidades y experiencia en todos los posibles modos de trabajo. Asimismo, todos los dispositivos tienen que estar integrados con otros dispositivos, redes y sistemas, y también en el proceso de negocio y operaciones de la empresa.
Los negocios no se producen en el aislamiento, por lo que los usuarios no sólo tienen que ser accesibles sino también tienen que estar conectados el uno al otro. Y más importante aún es que la herramienta que se utilice sea fiable y consistente; quedarse a medias puede significar una erosión de los beneficios y poner en riesgo la utilidad de la movilidad. La movilidad será más efectiva cuanto más invisible y fácil de manejar sea y la accesibilidad holística es la clave para hacer que esto suceda.  
La movilidad diferencia a las empresas en el mundo del negocio. Tener un personal realmente móvil es una manera excelente para que cualquier empresa pueda brindar una eficiente comunicación de la oficina a la vez que una gran flexibilidad. A través de una cuidadosa combinación de accesibilidad y gestión de herramientas, la movilidad puede romper fronteras y extender el negocio fuera de la oficina tradicional