Hablar para ahorrar

Para la mayoría de los usuarios, las comunicaciones se llevan a cabo desde distintos dispositivos, aislados unos de otros; una llamada telefónica se realiza desde un teléfono, el correo electrónico desde el ordenador, un SMS desde el móvil; habitualmente perdemos tiempo y dinero, pero las cosas cambian y un ejemplo de ello son las Comunicaciones Unificadas de Microsoft (CU), sistema que rompe las formas tradicionales y permite al usuario conocer, desde una sola pantalla (Microsoft Office Communicator 2007), el estado de su interlocutor y establecer el tipo de contacto más eficiente en cada momento según la disponibilidad del mismo.

Ahorro
Sin embargo, si la palabra eficiencia o comodidad son importantes al hablar de comunicaciones unificadas, lo más interesante, máxime en los tiempos que corren, son los ahorros de costes: en teléfono de un 30 a un 60 %; en viajes entre el 20 y el 40%; las llamadas de larga distancia bajan un 75% y las conferencias un 50%. Todo ello según datos de una empresa consultora que realizó un estudio entre los clientes del sistema, encargado por la multinacional americana.
En palabras de la responsable de producto, Victoria Somohano, “desde su lanzamiento, el pasado octubre, esta segunda versión ha tenido grandes resultados con todos aquellos que la han implementado. Un buen ejemplo, es el de la Asociación Mutual Aseguradora (AMA), una compañía de primer nivel, con muchas pequeñas oficinas y que ha constatado reducción de costes (ha reducido cuantiosamente sus líneas RDSI), aumento de productividad y facilidad en la comunicación, especialmente con sus clientes”.
“La principal ventaja del producto – continúa- es que al tratarse de software te permite desplazar el servicio a cualquier lugar donde haya red e independizarte de la VPN de la empresa. Además, al ser un desarrollo basado en .Net se puede complementar con otras aplicaciones. Por ejemplo, se puede integrar el CRM (Customer Relationchip Management) independiente de la centralita (en otros sistemas que dependen del hardware hay que cambiar la máquina, escalarla, etc.)”.

Tres en uno
Pero, ¿en qué consiste? ¿Cuál es su utilidad para miniPyMes, PyMes  y grandes corporaciones?
Para empezar, la primera característica del sistema de Comunicaciones Unificadas (V2) de Microsoft es que se trata de un paquete de software y que se puede utilizar sin necesidad de añadir ningún hardware nuevo en las compañías.
Este programa está dividido en tres plataformas:
1) Exchange. Ahora no sólo es un software de gestión de correo empresarial sino que incorpora nuevas funcionalidades como voice mail, fax, gestión de llamadas perdidas... todas y cada una de las cuales llegan al correo electrónico dando lugar a la llamada mensajería unificada.
Es decir, sea cual sea el evento, se nos comunica en nuestra cuenta de e-mail, la cual podemos consultar desde cualquier dispositivo preparado al efecto.
2) OCS 2007. La nueva versión del Office Comunication Server lleva voz sobre protocolo de Internet (VoIP) o lo que es lo mismo, llamadas realizadas a través de Internet y no del par de cobre o las células telefónicas; mensajería instantánea (IM), conferencia web e información de presencia (nos indica desde qué dispositivo y de qué forma podemos comunicarnos con una persona en un momento determinado y activar el sistema desde el mismo panel: fijo, móvil, chat, correo, etc.).
3) Live Meeting. Bussines Productivity Online Suite. Las soluciones para realizar conferencias online y compartir documentos, ver videos, o realizar presentaciones de forma ubicua tiene ahora una interfaz de usuario rediseñada y simplificada, una experiencia multimedia totalmente integrada que incluye video, VoIP y multimedia. Así, mientras se realiza la conferencia, live meeting ofrece la posibilidad de grabar para dejar constancia de la reunión y luego poder repasar la misma.
Por otra parte, se puede integrar en el mencionado OCS; y en contra de lo que pudiera creerse, el hecho de estar en la misma plataforma que la conferencia web, no los hace incompatibles, ya que el primero es un servicio y el segundo está en el servidor, de forma que no sólo no compiten entre sí sino que son complementarios (en uno llamada interna y en el otro externa, por ejemplo).

Sobre Office
Por último, hay que señalar la flexibilidad del sistema, ya que todos los elementos que lo conforman se conjugan entre sí maximizando la experiencia de usuario. Por ejemplo, una llamada personal se puede escalar en el momento a ‘web conference’, se puede tener un directorio activo (directorio en red para toda la empresa que complementa al individual) y la plataforma se integra con Office en todos los sentidos, de forma que, si estás mandando un correo, simplemente pinchando puedes establecer una llamada personal, a grupos, etc.
Por supuesto, la seguridad esta garantizada.