Los desarrollos tecnológicos en la actualidad hacen posible mejorar y aumentar la productividad tanto de las empresas como de sus empleados. Uno de los ámbitos en los que la innovación ha cobrado especial ritmo es el de la movilidad, por lo que muchos se preguntan si todavía sigue siendo imprescindible contar con una oficina física para tener éxito en los negocios. Las soluciones móviles están impulsando una redefinición del espacio de trabajo y, por tanto, esa idea de que los trabajadores de una empresa tenían que permanecer en un mismo espacio durante toda la jornada laboral comienza a parecer bastante anticuada y se desvanece poco a poco dentro del entorno empresarial. Hoy, las oficinas se vuelven cada vez más virtuales, al mismo tiempo que los profesionales están ganando en términos de flexibilidad y cuentan con más opciones a la hora de realizar sus tareas en cualquier momento y desde cualquier lugar
En 2022, la fuerza de trabajo móvil aumentará en todo el mundo hasta alcanzar las 1.870 millones de personas, lo que representa al 42,5% del total de la población activa, según la consultora Strategy Analytics. En España, IDC prevé que el año que viene habrá 14 millones de trabajadores móviles. Al ver estas cifras, resulta obvio que la movilidad será una parte muy importante de la cultura empresarial en un futuro próximo, por lo que apoyar esta filosofía de trabajo supondrá una ventaja competitiva si se busca atraer y retener a los mejores talentos de cada mercado. Por ello, será vital que empresas de todo tipo y tamaño empiecen a definir y desarrollar estrategias de movilidad.
Adopción de las tendencias BYOD y CYOD
Un primer paso para capacitar a esta fuerza laboral en movilidad es facilitar que los empleados utilicen sus propios dispositivos móviles, ya sea un teléfono, una tableta o un ordenador portátil. Es lo que dictan las tendencias Bring Your Own Device (BYOD) o “trae tu propio dispositivo”, y Choose Your Own Device (CYOD), con la que los empleados pueden elegir su herramienta de trabajo de entre una serie de opciones ya prefijadas. Ambas corrientes pueden ayudar a las organizaciones a reducir costes, aunque también plantean una serie de retos.
Como principal desafío está el hecho de gestionar diferentes dispositivos móviles, así como sus correspondientes sistemas operativos
Como principal desafío está el hecho de gestionar diferentes dispositivos móviles, así como sus correspondientes sistemas operativos (iOS, Android y Windows). Por ejemplo, la mayoría de las aplicaciones empresariales está en Windows, por lo que un segundo reto sería ofrecer estas mismas soluciones a aquellos empleados que quieran usar Macs, iPads, iPhones o dispositivos Android. Tampoco podemos obviar que es imperativo cumplir con las normas de ciberseguridad y protección de datos. Al tener una fuerza de trabajo móvil, los datos corporativos entran y salen de la oficina todos los días y, si se pierde algún dispositivo, también lo hace la información que está guardada en ellos, lo que conlleva riesgos. Para las organizaciones, cualquiera de estos tres retos puede parecer difícil de abordar, pero la solución a todos ellos pasa por la computación en la nube.
Uso de la nube
El cloud computing fomenta la productividad de la fuerza de trabajo móvil, ya que posibilita tener una plataforma mediante la cual acceder a documentos físicos y aplicaciones, independientemente de donde se encuentren los empleados. Entre este tipo de soluciones destacan los servidores de aplicaciones remotas (RAS) con infraestructura de escritorios virtuales (VDI). Al alojar recursos y herramientas de trabajo en un repositorio central en la nube, las empresas pueden publicar de forma segura sus archivos, carpetas o aplicaciones propias, a fin de que los usuarios puedan conectarse y utilizarlos de forma remota a través de internet.
Respecto a la tendencia BYOD, centralizar la gestión de aplicaciones mediante una plataforma cloud ayuda a simplificar las tareas de los administradores de TI, ya que se pueden separar de forma sencilla, y a la vez estricta, los datos personales de los empresariales. Asimismo, con esta misma solución, los departamentos de TI pueden hacer copias de seguridad de los endpointsfácilmente, implementar y mantener la seguridad de los datos, así como cumplir con las normativas vigentes.
Digitalización de documentos en papel
Está muy bien utilizar un dispositivo móvil para temas de trabajo, pero ¿qué sucede cuando hay que echar mano de documentos en papel? Si hablamos de recibos, contratos o tarjetas de visita, por citar solo algunos ejemplos, siempre cuesta pasar manualmente los datos que estos archivos contengan a formato electrónico, por lo que, para asumir de verdad esa tendencia hacia la movilidad en la fuerza de trabajo, la información tiene que circular perfectamente entre el entorno físico y el digital.
La mejor forma de trabajar con la documentación en papel de forma eficiente pasa por digitalizar archivos a través de un escáner de documentos
En ese caso, la mejor forma de trabajar con la documentación en papel de forma eficiente pasa por digitalizar archivos a través de un escáner de documentos, que nos dé una calidad óptima y homogénea de la captura, de modo que la información pueda ser integrada ágilmente en los procesos de negocio. Dependiendo del volumen de la documentación y la calidad de dato requerida, se disponen de soluciones que se adaptan a cualquier necesidad, entre otras, conexión WiFi, compatibilidad con distintos sistemas operativos, un diseño compacto y ligero, además de baterías recargables, puesto que así el usuario podrá moverse libremente durante el proceso de digitalización.
Hemos llegado a un punto en el que los líderes empresariales no deben ignorar por más tiempo que las dinámicas de trabajo y las de los empleados están cambiando, lo que viene aparejado a nuevas expectativas, necesidades y demandas por parte de ellos. La buena noticia es que existe una gran variedad de tecnologías disponibles para dar soporte a los trabajadores en remoto y, asimismo, ayudar a las organizaciones a capitalizar los beneficios de esta nueva forma de trabajar. Quienes deseen aumentar la productividad empresarial y reducir costes, entre otras ventajas, deberán implementar todas las medidas necesarias para impulsar definitivamente la fuerza de trabajo móvil.
Firma: Jesús Cabañas, director regional de PFU (EMEA), a Fujitsu Company, para Iberia
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