Cinco claves para aprender a gestionar tu email

Recibimos al día una media de 80 correos electrónicos y consultamos el email más de 150 veces al día, pero sólo el 20% de los mensajes que recibimos son relevantes para el día a día. Desde el envío del primer email hace más de 40 años por el ingeniero informático Ray Tolinson en 1971, el correo electrónico se ha convertido en la herramienta “todo en uno” en las comunicaciones personales y profesionales, al utilizarse para enviar documentos, convocar reuniones, debatir ideas, pedir opiniones o almacenar datos.

Con motivo del Día Mundial del Correo, que la ONU celebra cada 9 de octubre para conmemorar el nacimiento de la Unión Postal Universal en 1874, Paradigma, multinacional española especializada en la transformación digital de las empresas, ha recopilado los principales errores en el uso del correo electrónico y qué alternativas pueden utilizar las empresas para trabajar online de forma colaborativa en un entorno de información compartida y actualizada como complemento al uso del email:

1. Utilizar el email como repositorio de documentos es algo muy habitual, pero no es la función del correo electrónico, ya que está pensado para enviar mensajes de texto y, aunque podemos incluir archivos digitales,no permite un trabajo colaborativo sobre los mismos. Para tener un repositorio de documentos existen herramientas como Confluence que facilitan el intercambio de documentación, información y archivos con un alto nivel de organización para grandes proyectos u organizaciones.
2. Gestión de comunicaciones en un proyecto usando el email.Cuando se trabaja en remoto y con un equipo, lo más importante es la comunicación entre los miembros del grupo: tener un sistema que permite preguntar, compartir y resolver cualquier cuestión relativa a ese proyecto en tiempo real. Frente al uso del correo electrónico como alternativa más eficiente han surgido herramientas colaborativas como Slack, que permite crear grupos, conversaciones privadas, canales, compartir enlaces o archivos adjuntos además de ser un servicio altamente configurable.
3. Uso del email como gestor de tareas en un equipo. La principal fuente de entrada de nuevas tareas es el email, pero gestionar tareas en el email no es buena idea, porque es muy fácil distraerse y olvidar lo que hay qué hacer. Trello es una herramienta más apropiada, un gestor de tareas que permite el trabajo de forma colaborativa mediante un tablero con listas de tareas que representan distintos estados. Se basa en el método Kanban para gestión de proyectos, con tarjetas que viajan por diferentes listas en función de su estado.
4. Utilizar como repositorio de notas y links el email es algo habitual, pero poco productivo ya que solemos tener la información dispersa al distribuirla entre cuadernos, nuestra bandeja de entrada de email y archivos guardados en nuestro ordenador. Una solución efectiva es Evernote, un servicio de libretas digitales con las que mantener organizada la información. En cada uno de estos cuadernos podemos generar notas, adjuntar documentos o fotografías, dotarlas de un sistema de etiquetas (para categorizar los contenidos) e, incluso, añadir un reminder. Un esquema muy útil que nos permite mantener en orden nuestros datos y con el que nos podemos evitar mucho tiempo buscando entre correos electrónicos. Evernote nos provee de una dirección de correo electrónico personal a la que podemos enviar correos electrónicos o reenviar algunos de los que hemos recibido para que, automáticamente, se transformen en una nota dentro de nuestro sistema.
5. No usar etiquetas, no usar filtros automáticos, no usar subjects descriptivos, tener activadas las notificaciones y consultar el correo demasiado a menudo son otros errores muy habituales en el uso del email que no se solucionan con ninguna herramienta, sino con la utilización del sentido común y el dominio de tu herramienta de correo.