Como resultado de los enfoques "digital-first" y a medida que aumenta el número de fuentes y canales de intercambio de información, las organizaciones y sus empleados son creadores y receptores de cantidades ingentes de datos cada día. Por ello, muchas empresas se enfrentan a una sobrecarga de información debido al volumen, velocidad y variedad de la misma que deben gestionar, almacenar y proteger. Es un problema que muchas compañías están tratando de resolver, sobre todo porque limita el progreso de las iniciativas de transformación digital y obstaculiza la eficiencia operativa.
"Sin la tecnología adecuada, la productividad se resiente"
Con el trabajo híbrido y la nueva forma de trabajar, la sobrecarga de información se ha agravado. Hoy en día, los empleados confían mucho en los recursos digitales disponibles, esperando poder mantener la misma eficiencia tanto en casa como en la oficina. Sin embargo, para muchas organizaciones esta expectativa no es real y, sin la tecnología adecuada, la productividad se resiente.
Según uno de nuestros últimos estudios, solo el 47% de los trabajadores españoles cree disponer de las herramientas digitales adecuadas para trabajar desde casa, frente al 54% al principio de la pandemia. Para empeorar las cosas, tanto si trabajan desde casa como desde la oficina, el 38% de los empleados afirman que normalmente pasan, de media, más de una hora al día buscando en las redes de la empresa o en sistemas compartidos archivos de trabajo específicos o piezas de información sólo para hacer su trabajo.
La pandemia ha cambiado nuestra forma de trabajar
"El 79% de los trabajadores españoles sufren sobrecarga de información"
La pandemia mundial no solo ha impulsado nuevas formas de trabajar y acelerado la transformación digital, sino que ha comprimido diez años de cambios en dos. Este cambio sin precedentes ha afectado la forma en que los empleados perciben la sobrecarga de información en comparación con hace dos años. Según nuestro estudio, el 79% de los trabajadores españoles sufren sobrecarga de información, frente al 56% que opinaban lo mismo en 2020. Una cifra que ha aumentado y que resulta ser muy preocupante.
Por otro lado, adoptar un modelo de trabajo totalmente digitalizado nunca es fácil para los empleados, ya que tienen que gestionar diversas fuentes de información a través de distintos dispositivos, y esto, precisamente, acaba afectándonos. En este sentido, el estudio señala que el 41% de los españoles afirma que la cantidad de información que tienen que procesar cada día afecta negativamente a su rendimiento en el trabajo, el 45% afirma que aumenta sus niveles de estrés y el 26% afirma que tiene un efecto perjudicial en la satisfacción laboral.
Esto también crea riesgos para las organizaciones, que las empresas de España no pueden permitirse, y es que el 62% de los trabajadores recurren a herramientas personales de intercambio de archivos para realizar su trabajo. Esos mismos trabajadores también creen que están haciendo lo correcto, ya que piensan que sus organizaciones no tienen ninguna política que les impida utilizar herramientas no oficiales. La razón por la que recurren a estas soluciones es que creen que no pueden colaborar fácilmente con sus compañeros mientras trabajan desde casa, ni acceder fácilmente a los recursos compartidos.
Solo el 38% de las compañías cuentan con infraestructura para soportar el trabajo híbrido
Leer más
Saber abordar la gestión de la información debe ser una prioridad
Para ayudar a las organizaciones a hacer frente a la sobrecarga de información, hay tácticas sencillas que las empresas pueden emplear para reducir el impacto de la sobrecarga de información y asegurarse, por tanto, una ventaja informativa. En esta línea, es primordia crear una única fuente de verdad. Mediante un sistema de gestión de contenidos empresariales, las empresas pueden eliminar los silos de datos y crear una plataforma central que agilizará el acceso a la información.
Además, es recomendable implementar aplicaciones integradas. Los empleados pueden simplemente acceder a los datos desde los sistemas de origen, por ejemplo, Microsoft Office 365 y Salesforce, evitando la necesidad de cambiar continuamente de aplicación para acceder a la información que necesitan para hacer su trabajo.
También es importante seleccionar una plataforma fiable basada en la nube. Estas ofrecen el mismo acceso independientemente de dónde se encuentren los trabajadores, simplifican la colaboración y tienen la ventaja de ser gestionadas por un proveedor de servicios en la nube (CSP), lo que minimiza la carga de tener que gestionar internamente los sistemas de TI.
No cabe duda de que el auge de la era digital crea oportunidades positivas para las empresas y también subraya la importancia de que las empresas desbloqueen el valor de los datos mediante la automatización total. La gestión de la información ya no es sólo un problema para los individuos en la gestión de su vida diaria, tanto en el trabajo como fuera de él, sino que también es una cuestión organizativa que los empresarios deben abordar.
Autor: Jorge Martínez, Director Regional para España y Portugal en OpenText
Si (
No(
